EN DOS PÁRRAFOS
Las hojas de cálculo de Google (Google Sheets) forman parte de lo que se llama Google Suite, una serie de aplicaciones de productividad que son el equivalente a Microsoft Office. Estas hojas de cálculo, se acceden desde Google Drive y son muy parecidas a Excel, pero en la nube. Al estar en la nube se pueden acceder desde diferentes dispositivos (PC, Tableta, Teléfono móvil). También permiten que varias personas las trabajen simultáneamente, lo cual es ideal para el trabajo colaborativo y a distancia.
Si sabes manejar Excel, sabes manejar las hojas de cálculo en la nube. Puedes importar tus hojas de Excel y convertirlas a este formato. Puedes compartirlas con otras personas, con diferentes niveles de autorización (por ejemplo que solo las puedan ver o comentar, sin modificar). También puedes descargar en tus dispositivos móviles la aplicación para poder manejarlas desde tu telefóno o tableta, e inclusive, si vas a estar sin conexión en un momento dado, puedes descargarlas, utilizarlas fuera de línea y cuando te vuelvas a conectar, la información se sincroniza automáticamente.
PARA SABER MÁS
Algunas de las características más interesantes de Google Drive:
- Compartir las hojas de cálculo permite que varias personas colaboren para completarla y actualizarla, inclusive en forma simultánea
- Queda el registro de todos los cambios: quién los hizo y cuándo. Y se puede regresar a una hoja anterior, en caso de pérdidas de información o de errores. Esto permite nuevas formas de trabajar con una especie de “confianza supervisada”
- Se pueden proteger las hojas o partes de las hojas, limitando quien puede modificar ciertas partes
- Se puede enviar un correo electrónico a todos los colaboradores (las personas a quien le hemos dado acceso) para que tomen alguna acción o para informarles sobre algo que nos interese.
- Uno puede ser notificado cuando alguien hace un cambio (en forma instantánea o diaria). Es muy conveniente cuando has compartido la hoja con otras personas y quieres saber cuando hay cambios.
- Se pueden tener notas y comentarios. Las notas permiten explicar de dónde viene un valor, por ejemplo. Los comentarios permiten iniciar una conversación sobre algún aspecto que lo amerite.
- La hoja puede ser accesada desde varios dispositivos, por lo cual uno la puede tener siempre consigo
- Se pueden exportar en diferentes formatos (Excel, Open Office, pdf, csv, html)
- Existe una variedad de complementos para mejorar la experiencia y que incluyen plantillas (para no arrancar una hoja desde cero), envío de correos, eliminación de duplicados, estilos…
PARA VER Y APRENDER
La invitación es para ver este video, en donde demostramos los aspectos más interesantes de esta herramienta.
PARA FINALIZAR
Desde estas hojas de cálculo puedes crear formularios para que sean llenados por otras personas y recoger los resultados en una hoja de cálculo. Es muy útil si quieres que la gente se inscriba en un evento, si quieres recoger contactos o hacer una encuesta.